Veel organisaties zijn overgestapt naar hybride werken. Maar hoe richt je dit als ondernemer procesmatig goed in? We laten je zien hoe je in 5 stappen een succes kan maken van de digitale werkomgeving van je medewerkers.

Waarschijnlijk heb je jezelf in de afgelopen anderhalf jaar weleens de volgende vraag gesteld: hybride werken, leuk, maar hoe gaan we dat organiseren? Voor een geslaagde transformatie naar hybride werken is het cruciaal de doelstellingen van deze vorm van werken in kaart te brengen. Deze moeten namelijk in lijn zijn met de strategie en de ‘purpose’ van jouw organisatie. Om écht een succes te maken van jouw hybride organisatie, is dus een iets meer diepgravende benadering nodig.

Stap 1: Kijk naar de doelstellingen

Om te bepalen hoe je hybride werkt, is het raadzaam eerst de volgende vragen te beantwoorden:

• Wat wil de organisatie bereiken?
• Op welke manier (workflows) doen wij nu ons werk?
• Waarmee (apps en systemen) doen wij nu ons werk?
• Met wie werken we samen en in welke vorm?
• Wat zijn de verwachtingen en voorkeuren?
• Op welke tijdstippen wordt er gewerkt?
• Waar wordt er op die specifieke momenten gewerkt?

Stap 2. Bekijk je organisatie vanuit 3 niveaus

Individueel niveau
Voor medewerkers betekent hybride werken: meer vooruit moeten kijken, focus moeten houden op de lange termijn en betere planningsvaardigheden ontwikkelen. Spreek daarom met elkaar af wat als urgent moet worden beschouwd. Behandel je een vraag in Teams op dezelfde manier als een vraag op de mail? Een e-mail wordt vaak nog als ‘gewichtiger’ ervaren, maar is dat ook zo in de nieuwe werkelijkheid?

Teamniveau
Maak afspraken met elkaar en evalueer regelmatig. Soms is een ‘daily’ niet de beste manier om hier invulling aan te geven, kan een stand-up misschien slimmer worden ingestoken? Breng in kaart wie wanneer aan het werk is en daarmee ook bereikbaar is voor eventueel overleg. Houd als manager hierbij goed de vinger aan de pols; wanneer werknemers een gevoel van eenzaamheid ervaren (thuis of op de werkvloer), kan een burn-out op de loer liggen. Het gevoel van bij een team horen, is voor veel mensen essentieel voor het ervaren van werkgeluk.

Organisatieniveau
Organisaties zouden de volgende omslag moeten maken: in plaats van kijken naar input zou er gekeken moeten worden naar output. Vragen die gesteld kunnen worden zijn: wat is er nodig om als organisatie succesvol te zijn? En: wie moeten we waarmee ondersteunen om dit efficiënt te doen? Denk daarbij niet alleen aan de juiste hard- en software, maar ook aan het welzijn van jouw medewerkers.

Stap 3: Jouw bedrijfscultuur op de schop?

De bovenstaande vragen hebben vast geleid tot organisatie brede discussies. Maar heb je eenmaal een idee over hoe hybride werken er voor jullie uit zal gaan zien, dan is de volgende stap: aanpassingen doorvoeren in de bedrijfscultuur. Want past dat wat jullie bedacht hebben bij de bestaande cultuur en hoe borg je dit dan? Vragen die dan bovenkomen kunnen zijn: hoe voorkom je dat medewerkers die meer op kantoor aanwezig zijn, ook meer kansen krijgen? En hoe zorg je dat iedereen – live aanwezig of niet - overal van op de hoogte is?

Stap 4: Organiseer veranderkracht

Zijn eenmaal alle vragen beantwoord, dan zal er ook veranderd moeten worden. Duidelijk leiderschap is hierin cruciaal. Iemand binnen de organisatie zal het gesprek over hybride werken moeten blijven faciliteren. Duidelijk moet worden waar je als organisatie samen naartoe beweegt. Gemeenschappelijke doelen moeten voor iedere medewerker duidelijk zijn.

Gedrag is een zwakke schakel bij verandermanagement
Wees je bewust dat gedrag de zwakke schakel is bij adoptie van nieuwe werkwijzen. Twee soorten processen in onze hersenen werken namelijk tegen elkaar in: enerzijds maken medewerkers bewuste plannen. Anderzijds is ons brein primair ingericht op de volautomatische herhaling van gedrag dat ‘werkt’ en weinig moeite kost: we zijn gewoontedieren... Maar wanneer medewerkers de doelen in het vizier houden – met behulp van handige tools – houd je de gemaakte stappen bij en blijft de adoptie aan.

Stap 5: Aanpassing managementstijl

Niet alleen medewerkers zullen zich moeten aanpassen, dit geldt evengoed voor alle managers. We stipten het al even aan: bij een hybride organisatie staan autonomie en zelforganisatie hoog op de agenda. Dat betekent dat een manager verschuift in zijn of haar rol van beheerser naar verbinder. De leiderschapsstijl zal moeten worden bijgeschaafd. De rol als verbinder vraagt om een aanpak die is gericht op resultaatafspraken, eigen verantwoordelijkheid en wederzijds vertrouwen. Een valkuil hierbij is het terugvallen in een controle-gestuurde aanpak.

Aandacht voor het technisch aspect van werken op afstand
Als je het hebt over werken op afstand, dan komt bijna als vanzelf ook remote device management om de hoek kijken. Want: hoe worden mijn pc’s bijgewerkt met de laatste patches? Wat moet ik doen als de medewerkers updates negeren? Wat als de group policies geen effect hebben omdat medewerkers geen verbinding maken via een VPN? En: wanneer de helft van de medewerkers thuis werkt, hoe breng ik dan nieuwe software uit? Gelukkig is er voor bovenstaande problemen een oplossing: Microsoft Intune. Maar daarover binnenkort meer.