Wist je dat slechts 30% van de digitale transformaties wereldwijd succesvol is? De oorzaak: slechte IT-adoptie door medewerkers. Oftewel, de introductie van de nieuwe technologie gaat vaak sneller dan het vermogen van de gebruikers om deze te adopteren. Hoe zorg je er nou voor dat de inrichting van een digitale werkplek wél een succes wordt? Wij delen onze tips voor een effectieve gebruikersadoptie.

De ‘digital dexterity gap’

Voor het gat dat ontstaat tussen de medewerkers en de nieuwe tools of technologie is een naam: de digital dexterity gap. En die wil je natuurlijk voorkomen. Maar niet digitaliseren is geen optie. Uit het onderzoek Digitale Werkplek en Mobiliteit van Dutch-IT blijkt dat meer dan de helft van de bedrijven en organisaties op dit moment hybride werkt. Het gebruik van virtual desktops is toegenomen met 40%. Bovendien heeft 70 tot 80% van de ondervraagde bedrijven een cloud server. De koplopers zijn de overheid en dienstensector.

Het belang van meebewegen is dus duidelijk. Maar welke stappen moet je zetten om de digitale werkplek optimaal in te richten? En hoe stel je de medewerkers centraal, zodat je wel een optimale IT-adoptie krijgt?

De digitale werkplek inrichten

Eerst even een snelle blik op het inrichten van de digitale werkplek. Volgens het onderzoek Digitale Werkplek en Mobiliteit geeft circa 58% van de bedrijven aan dat hun werkplekbeheer is veranderd. Er ligt nu meer nadruk op de beveiliging van de hard- en software van de eindgebruikers.

De belangrijkste zaken die geregeld moeten zijn:

• Alle collega’s moeten overal bij kunnen, ongeacht hun locatie of device
• De servercapaciteit verschuift naar de cloud
• Deze nieuwe cloud-omgeving moet goed beveiligd zijn
• Applicaties worden hoofdzakelijk geconsumeerd als SaaS (Software as a Service)
• Onder invloed van het hybride werken worden gebruikersprofielen opnieuw gedefinieerd. Daar worden vervolgens de IT-systemen op aangepast.

Voordelen van een goede IT-adoptie

Goed, je hebt je digitale omgeving tiptop op orde. Maar je hebt er natuurlijk niks aan als er niet op de juiste manier mee wordt gewerkt. Of nog erger: dat er helemaal niet mee wordt gewerkt of omheen wordt gewerkt. Hier komt het voordeel van een goede IT-adoptie om de hoek kijken.

Een goede IT-adoptie zorgt ervoor dat je medewerkers:

• Alles wat je implementeert ook echt en op de goede manier gebruiken
• De nieuwe systemen veilig gebruiken en niet om de oplossing heen werken
• Efficiënter werken dan voorheen
• Geen kostbare tijd kwijt zijn aan het bellen naar een IT-helpdesk
• Meer motivatie en werkgeluk (her)ontdekken binnen hun eigen functie

Belangrijk hierbij is dat je regelmatig samen met jouw medewerkers de veranderingen bespreekt en nieuwe afspraken en doelen opstelt. IT-adoptie is een ongoing proces en kent geen harde deadline.

Zeven tips voor een gestroomlijnde gebruikersadoptie

Hoe zorg je ervoor dat de IT-adoptie zo goed verloopt dat je er de eerdergenoemde voordelen uit kunt halen? Het overkoepelende doel moet zijn dat medewerkers met de nieuwe tooling hun eigen taken beter, efficiënter en veiliger gaan uitvoeren.

Medewerkers moeten intrinsiek gemotiveerd worden en vertrouwen opbouwen. Alleen dan slaagt je IT-adoptie. We geven je zeven tips om mee te nemen wanneer je de digitale werkplek gaat inrichten.

Tip  1 - Kruip in de huid van je medewerkers
Het bereiken van de medewerker staat bij IT-adoptie centraal. Voelen medewerkers geen meerwaarde en worden ze niet vanaf het begin betrokken in het proces? Dan is de digitale transformatie die jij voor ogen hebt, gedoemd te mislukken. Wil je dus die vertaalslag maken van medewerker naar technologie, denk dan niet alleen ‘wat haal ik eruit?’, maar vooral ook ‘wat halen zij eruit?’

Tip 2 – Check het niveau
Voor de motivatie en het vertrouwen van je medewerkers is het belangrijk dat je iedereen op zijn of haar eigen niveau meeneemt in de innovaties die jouw organisatie doorvoert.

Tip 3 – Behandel je medewerkers als interne klanten
Zie je medewerkers als interne klanten. Het succes hangt af van hoe positief ze over de nieuwe tooling zijn. Laat ze ook weten bij wie ze terecht kunnen als ze ergens tegenaan lopen.

Tip 4 - Wat je aandacht geeft, groeit
Geef je medewerkers de aandacht die ze verdienen. Kijk waar ze tegenaan lopen en plan geregeld momenten in om te vragen wat nog nodig is.

Tip 5 - Geef autonomie
Wanneer medewerkers zich ‘leider’ voelen, nemen ze meer verantwoordelijkheid. Hun inzet om zich te verdiepen in nieuwe tooling neemt dan ook toe. Door het ervaren van autonomie en ownership ontwikkelen je medewerkers sneller.

Tip 6 - Zet key users in
Wijs een aantal key users aan binnen je organisatie. Ze hebben zich verdiept in de nieuwe bedrijfssoftware, maar weten ook precies voor welke uitdagingen hun collega’s gesteld worden.

Tip 7 - Meten is weten
Hou de voortgang bij. Stel vooraf doelen met je medewerkers en blijf hen hieraan herinneren. Zo blijft het proces dóórlopen.

Wil je meer weten?

IT-adoptie stopt eigenlijk nooit. Het gaat zelfs nog wat stappen verder dan we hier hebben beschreven. Want hoe en wanneer weet je of de IT-adoptie, en daarmee de ideale digitale werkplek, geslaagd is? Lees het in onze whitepaper: Een écht succes maken van de digitale werkplek? Zó belangrijk is een goede IT-adoptie voor jou en je medewerkers.